martes, 5 de abril de 2016

MANUAL DE POLÍTICAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIF




CONTENIDO


ANEXOS:

ANEXO No. 1:    Diagnostico del Estado Financiero a Diciembre 31 De 2013

ANEXO No. 2:    Estado de Situación Financiera de Apertura a Diciembre 31 de 2013

ANEXO No. 3:    Política de Información Financiera y Revelaciones a los Estados Financieros a 31 de diciembre 2013

ANEXO No. 4:    Ley 1314 del 13 de Julio de 2009

ANEXO No. 5:    Decreto 2706 del 27 de Diciembre de 2012

ANEXO No. 6:    Decreto 3019 del 27 de Diciembre de 2013

ANEXO No. 7:    Concepto No. 512 del 5 de Junio de 2015

ANEXO No. 8:    Orientación Técnica No. 15 del 20 de Octubre de 2015



1       ASPECTOS GENERALES


LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, es una persona jurídica sin ánimo de lucro, identificado con NIT No. 800.104.941-5 y domicilio en la carrera 46 No 152 29, de la ciudad de Bogotá, sometido al régimen de propiedad horizontal de acuerdo a la ley 675 de agosto de 2001.

De conformidad con el artículo 32 de la ley 675 de 2001, el objeto de la propiedad horizontal es “administrar correcta y eficazmente los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común de los propietarios de bienes privados y cumplir y hacer cumplir el reglamento de la copropiedad”.

El modelo de negocio para LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, encuentra sustentación en el artículo 33 de la ley 675 de 2001, que dispuso que la “persona jurídica originada en la constitución de la propiedad horizontal es de naturaleza civil, sin ánimo de lucro. Su denominación corresponderá a la del edificio o conjunto”. Como tal, la propiedad horizontal administra bienes que son propiedad de terceros, utilizados y controlados por éstos, y cuya intención no es el lucro, por lo tanto no se hace necesario calcular utilidades como tal, sino recaudar unas cuotas de administración para incorporarlos a la ejecución de un presupuesto.

1.2      Marco Jurídico para Implementación


El 13 de julio de 2009, se expidió la Ley 1314, por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. La acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información, con estándares internacionales de aceptación mundial. De acuerdo con esta Ley, el CTCP es la autoridad colombiana de normalización técnica de las normas contables de información financiera y de aseguramiento de la información.

1.3      Norma de información financiera aplicable: NIF para Microempresas


La ley 1314 de 2009 y sus Decretos Reglamentarios en especial el Decreto 2706 de 2012, Decreto 3019 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen o sustituyan le dan sustento normativo a este Manual de Políticas Contables a LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL.
El Marco Técnico Normativo para microempresas establece un régimen simplificado de contabilidad de causación, conforme al marco regulatorio dispuesto en el anexo al Decreto 2706 de 2012. Dicho marco regulatorio establece, además, los requerimientos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar de las transacciones y otros hechos y condiciones de los estados financieros con propósito de información general, que son aquellos que están dirigidos a atender las necesidades generales de información financiera de un amplio espectro de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información.

Se considera una microempresa si:

(a)       Cuenta con una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores, o

(b)       Posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

De acuerdo con lo establecido en el artículo 2° de la Ley 1314, esta norma será aplicable a todas las entidades obligadas a llevar contabilidad que cumplan los parámetros de los anteriores literales, independientemente de si tienen o no ánimo de lucro.

Para la clasificación de aquellas microempresas que presenten combinación de parámetros de planta de personal y activos totales diferentes a los indicados, el factor determinante para dicho efecto será el de los activos totales.

1.4      Definición de  Políticas contables


Las políticas contables son métodos y prácticas de carácter específico establecidos por la alta Gerencia y por los responsables de la preparación de la información contable en donde se describen los criterios en materia de información contable en cada una de las etapas del proceso contable.

Este Manual de Políticas Contables se ajusta al Marco Técnico Normativo para los preparadores de información financiera que conforman el grupo 3, conforme a la Ley 1314 de 2009; Direccionamiento estratégico del Consejo Técnico de Contaduría Pública; Decreto 2706 de 2012 ( por medio del cual se adoptó las NIF para Microempresas).

1.5      Objetivo del Manual de políticas


Establecer los referentes normativos internos de carácter obligatorio, de fácil consulta y comprensión, dirigidos a todos los colaboradores de LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos.

1.6      Alcance


El presente manual define:

a)    Las políticas contables relacionadas con la preparación y presentación de la estructura principal de los estados financieros; así como las divulgaciones revelaciones adicionales requeridas para su adecuada presentación;

b)    Las políticas contables aplicables en los casos de:

i) Reconocimiento y medición de una partida contable; e

ii) Información a revelar sobre las partidas de importancia relativa.

c)    Las políticas contables relacionadas con revelaciones adicionales sobre aspectos cualitativos de la información financiera.

d)    Los procedimientos contables a seguir para atender el cumplimiento de cada una de las políticas contables adoptadas.

La adopción del presente manual y/o sus actualizaciones oportunas, requieren el acuerdo formal de aprobación por parte de la Administración, el Consejo de Administración y el Revisor Fiscal.

La vigencia de este Manual es a partir del 1 de enero 2015.



2       POLITICAS CONTABLES


LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, para contar con lineamientos estándares que faciliten el procesamiento de la información contable recopilada en un período dado y procesar la información para elaborar los estados financieros de los sucesos económicos, utilizará cualquiera de las siguientes políticas contables generales que se mencionan a continuación:

2.1.1     Supuestos Básicos de la Contabilidad


LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL fundamenta sus Estados Financieros bajo los siguientes supuestos:



Las Características de la Información 



LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, al elaborar sus estados financieros aplicará las características cualitativas a la información financiera, para que así esta pueda adecuarse a las necesidades comunes de los diferentes usuarios, con el fin de propiciar el cumplimiento de los objetivos de la entidad y garantizar la eficacia en la utilización de dicha información.

Presentación razonable: Los estados financieros deben presentar razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones de LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL. Lo anterior implica la representación fiel de los efectos de las transacciones, otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en el capítulo 2 Conceptos y Principios Generales.

Hipótesis de negocio en marcha: Al preparar los estados financieros, la administración evaluará la capacidad que tiene LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL para continuar en funcionamiento. Una microempresa es un negocio en marcha, salvo que sus propietarios tengan la intención de liquidarla o de hacer cesar sus operaciones, o cuando no exista otra alternativa más realista que proceder de una de estas formas. La evaluación de esta hipótesis deberá cubrir las expectativas de funcionamiento en los siguientes doce meses.

Frecuencia de la información: LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL preparará y difundirá un juego completo de estados financieros (incluyendo información comparativa) al menos una vez al año, con corte a 31 de diciembre, o en periodos inferiores si la administración o los propietarios lo consideran conveniente.

Uniformidad en la presentación: LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL mantendrá la presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros de un periodo a otro, a menos que, tras un cambio importante en la naturaleza de las actividades de la microempresa o una revisión de sus estados financieros, se ponga de manifiesto que sería más apropiada otra presentación o clasificación. Con el fin de mejorar la presentación o calidad de los estados financieros, las causas del cambio que afecte la uniformidad de la presentación de los estados financieros, deberán informarse en una nota a los estados financieros.

Información comparativa: LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL revelará información comparativa respecto del periodo comparable anterior para todos los montos presentados en los estados financieros del periodo corriente. Adicionalmente, incluirá información comparativa para la información de tipo descriptivo y narrativo, cuando esto sea relevante para la comprensión de los estados financieros del periodo corriente.

Materialidad (importancia relativa): Un hecho económico es importante cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

2.1.3     Moneda funcional


La moneda para LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL es el peso colombiano. Se deben preparar los estados financieros en su moneda funcional, que es aquella del entorno económico principal en la que opera la copropiedad.

2.1.4      Elementos de los Estados Financieros


Los estados financieros son una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la entidad, en una fecha concreta. Los elementos que componen los estados financieros se definen a continuación:

2.1.5     Registro de los hechos económicos


Para el registro de cualquier actividad u operación económica que realice LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL se tendrá en cuenta lo siguientes aspectos:

a.     Reconocimiento: Proceso por el cual una partida que cumpla con la definición del elemento correspondiente, satisfaciendo adicionalmente los criterios establecidos en las NIF

b.      Medición inicial: Es la determinación de los valores monetarios por los que se reconocen y llevan contablemente los elementos de los estados financieros; para realizarla, es necesario la selección de la base o método particular de medición establecido en cada caso en las NIF

c.      Medición posterior: Es el proceso de asignar nuevos valores monetarios a los inicialmente asignados a las partidas incorporadas en la contabilidad, en cumplimiento de lo establecido al respecto por las NIF

d.     Eliminación: Es la baja de una partida de la contabilidad debido al deterioro de los activos o a la venta o disposición de los activos y pasivos, de acuerdo con lo establecido sobre el particular en las NIF
e.     Presentación: es la forma de clasificar las partidas en función de su naturaleza de acuerdo con las NIF, con miras a su inclusión en los estados financieros;

f.       Revelación: Es toda la información recopilada de acuerdo con las NIF para explicar las transacciones y decisiones económicas con efectos contables, que será luego presentada junto con los estados financieros.

2.1.6     Base de Medición


Medición es el proceso de determinar cuantías o valores en los que LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL mide los activos, pasivos, ingresos y gastos en sus estados financieros. La medición involucra la selección de una base de medición.

La base de medición para las microempresas, al preparar sus estados financieros, será el costo histórico.

El costo histórico es el que representa el monto original consumido u obtenido en efectivo, o en su equivalente: en el momento de realización de un hecho económico. El costo histórico está representado, en la mayoría de los casos, por el valor pagado más todos los costos y gastos directamente incurridos para colocar un activo en condiciones de utilización o venta.

2.1.7     Deterioro y Valor Recuperable


Reconocimiento: Al final de cada periodo sobre el que se informa, se evaluará si existe evidencia objetiva de deterioro o de recuperación del valor de los activos, de que trata esta norma. Cuando exista evidencia objetiva de deterioro del valor, LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL reconocerá inmediatamente en cuentas de resultado una pérdida por deterioro del valor.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL medirá la pérdida por deterioro del valor de la siguiente forma: la pérdida por deterioro es la diferencia entre el valor en libros del activo y la mejor estimación (que necesariamente tendrá que ser una aproximación) del valor (que podría ser cero) que ésta recibiría por el activo si se llegara a vender o realizar en la fecha sobre la que se informa.

Reversión: Si en periodos posteriores se disminuye la cuantía de una pérdida por deterioro del valor y la disminución puede relacionarse objetivamente con un hecho ocurrido con posterioridad al reconocimiento inicial del deterioro, LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL revertirá la pérdida por deterioro reconocida con anterioridad. La recuperación del deterioro de valor no puede llevar el valor del activo a un monto neto en libros superior al que hubiera tenido: si no hubiera sufrido ese deterioro. La microempresa reconocerá inmediatamente el monto de la reversión en las cuentas de resultado.

Base contable de acumulación o devengo: LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL elaborará sus estados financieros utilizando la base contable de causación (acumulación o devengo). Los efectos de las transacciones y demás sucesos se reconocen cuando ocurren y no cuando se recibe o paga dinero u otro equivalente al efectivo en los periodos con los cuales se relacionan.

Compensación: No se compensarán activos con pasivos, ni ingresos con gastos. Tanto las partidas de activo y pasivo, como las de gastos e ingresos, se deben presentar por separado, a menos que las normas legales o los términos contractuales permitan lo contrario.

Correcciones de errores de periodos anteriores: Son errores de periodos anteriores las omisiones e inexactitudes en los estados financieros correspondientes a uno o más periodos anteriores, que surgen de no emplear, o de un error al utilizar información fiable que:

a)     Estaba disponible cuando los estados financieros para esos periodos fueron autorizados a emitirse, y

b)     Podría esperarse razonablemente que se hubiera conseguido y tenido en cuenta en la elaboración y presentación de esos estados financieros.

El efecto de las correcciones de errores anteriores se reconocerá en resultados en el mismo periodo en que el error es detectado. LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL deberá revelar la siguiente información:

a)     La naturaleza del error.

b)     El monto de la corrección para cada rubro en los estados financieros.

2.1.8     Presentación Estados Financieros


Los estados financieros deben presentar razonablemente la situación financiera y los resultados de las operaciones de la copropiedad.

Lo anterior implica la representación fiel de los efectos de las transacciones, otros sucesos y condiciones, de acuerdo con las definiciones y criterios de reconocimiento de activos, pasivos, ingresos y gastos establecidos en Conceptos y Principios Generales.
Al preparar los estados financieros, la administración evaluará la capacidad que tiene para continuar en funcionamiento. Un conjunto residencial es un negocio en marcha, salvo que sus copropietarios tengan la intención de liquidarla o de hacer cesar sus operaciones, o cuando no exista otra alternativa más realista que proceder de una de estas formas.  La evaluación de esta hipótesis deberá cubrir las expectativas de funcionamiento en los siguientes doce meses.

Se preparará y difundirá un juego completo de estados financieros (incluyendo información comparativa) al menos una vez al año, con corte a 31 de diciembre, o en periodos inferiores si la administración o los copropietarios lo consideran conveniente.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL mantendrá la presentación y clasificación de las partidas en los estados financieros de un periodo a otro, a menos que, tras un cambio importante en la naturaleza de las actividades o una revisión de sus estados financieros, se ponga de manifiesto que sería más apropiada otra presentación o clasificación.  Con el fin de mejorar la presentación o calidad de los estados financieros, las causas del cambio que afecte la uniformidad de la presentación de los estados financieros, deberán informarse en una nota a los estados financieros. 

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL revelará información comparativa respecto del periodo comparable anterior para todos los montos presentados en los estados financieros del periodo corriente. Adicionalmente, incluirá información comparativa para la información de tipo descriptivo y narrativo, cuando esto sea relevante para la comprensión de los estados financieros del periodo corriente.

Materialidad (importancia relativa):  Un hecho económico es importante cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información.

2.1.9     Identificación de los Estados Financieros


LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL identificarán claramente cada uno de los estados financieros. Además, presentarán la siguiente información de forma destacada, y la repetirán cuando sea necesario para la comprensión de la información presentada:

a)     El nombre de la copropiedad que informa y cualquier cambio en su nombre desde el final del periodo precedente.

b)     La fecha del estado de situación financiera y el periodo a que se refiere el estado de resultados.
c)     La moneda legal en Colombia.

El juego completo de estados financieros comprenderá:

a)     Un estado de situación financiera,

b)     Un estado de resultados,

c)     Notas a los estados financieros.

2.1.9.1   Estado de Situación Financiera:


Establece la información a revelar en el estado de situación financiera y cómo presentarla. El estado de situación financiera revela los activos, pasivos y patrimonio en una fecha específica al final del periodo sobre el que se informa.

Distinción entre partidas corrientes y no corrientes:  Se  revelará en el estado de situación financiera, sus activos y pasivos clasificados en corrientes y no corrientes, excepto cuando una presentación basada en el grado de liquidez proporcione una información fiable que sea más relevante. En este último caso, todos los activos y pasivos se presentarán de acuerdo con su liquidez aproximada (ascendente o descendente).

Activos corrientes: Se clasificará un activo como corriente cuando:

a)     Espera convertirlo en efectivo o se lo mantiene para la venta o para el consumo en el curso normal del ciclo de operaciones de la copropiedad, que generalmente es de un año. Cuando el ciclo normal de operación no sea claramente identificable, se supondrá que su duración es de doce meses.

b)     Mantiene el activo principalmente con fines de negociación;

c)     Espera realizar el activo dentro de los doce meses siguientes desde la fecha sobre la que se informa; o

d)     Se trate de efectivo o un equivalente al efectivo. La copropiedad clasificará todos los demás activos como no corrientes.

Pasivos corrientes: Se clasificará un pasivo como corriente cuando:

a)     Espera liquidarlo o pagarlo en el curso normal del ciclo de operación de la copropiedad

b)     El pasivo debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha sobre la que se informa,

Los demás pasivos se clasifican como no corrientes.
Ordenación y formato de las partidas del estado de situación Financiera: Las partidas que conforman el estado de situación financiera se presenten tomando como base su liquidez, en el caso de los activos y su exigibilidad en el de los pasivos. Además:

a)     Se incluirán otras partidas cuando el tamaño, naturaleza o función de una partida o grupo de partidas similares sea tal que la presentación por separado sea relevante para comprender la situación financiera de la copropiedad, y

b)     Las denominaciones utilizadas y la ordenación de las partidas o agrupaciones de partidas similares podrán modificarse de acuerdo con la naturaleza de la copropiedad y de sus transacciones, para suministrar información que sea relevante para la comprensión de la situación financiera de la microempresa.

Información a revelar en el estado de situación financiera o en las notas: Como mínimo se revelará en el estado de situación financiera o en las notas las siguientes partidas:

a)     Efectivo y equivalentes al efectivo

b)     Inversiones

c)     Deudores comerciales y otras cuentas por cobrar que muestren por separado los montos por cobrar de terceros y cuentas por cobrar procedentes de ingresos causados (o devengados) pendientes de cobro.

d)     Cuando no se tenga certeza de poder cobrar una deuda comercial, deberá establecerse una cuenta que muestre el deterioro (provisión) de las cuentas por cobrar.

e)     Inventarios que muestren por separado las cuantías:
·         Que se mantienen para la venta en el curso normal de las operaciones.
·         En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.

f)      Propiedades, planta y equipo que muestren el valor de la depreciación acumulada.

g)     Acreedores comerciales y otras cuentas por pagar, que muestren por separado los montos por pagar a proveedores, ingresos diferidos y gastos acumulados por pagar.

h)     Obligaciones financieras.

i)       Obligaciones laborales.

j)       Pasivo por impuestos.
k)     Provisiones: corresponden al reconocimiento de las estimaciones de obligaciones presentes, surgidas de eventos pasados, sobre las cuales se desconoce con certeza su fecha de liquidación o pago o su monto.

l)       Patrimonio, que comprende partidas tales como capital pagado, ganancias acumuladas y utilidad o pérdida del ejercicio,

2.1.9.2   Estado de Resultados


LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL presentará el resultado de sus operaciones, obtenido en un periodo determinado, en el estado de resultados, el cual incluirá todas las partidas de ingresos y gastos reconocidos en el periodo.

2.1.9.3   Notas a los Estados Financieros


Son parte integral de los estados financieros y deben prepararse por la administración, con sujeción a las siguientes reglas:

·           Cada nota debe aparecer identificada mediante números o letras y debidamente titulada, con el fin de facilitar su lectura y cruce con los estados financieros respectivos.

·           Cuando sea práctico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en el cuerpo de los estados financieros.

·           Las primeras notas deben identificar a la copropiedad, resumir sus políticas y prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.

·           Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando, en cuanto, sea posible el mismo orden de los rubros' de los estados financieros. Las notas no son un sustituto del adecuado tratamiento contable en los estados financieros.

2.2      Especificas

2.2.1     De los Activos


Sólo se reconocerán activos los recursos controlados, producto de hechos pasados, que contribuyan a generar beneficios futuros, por tanto se tendrá en cuenta lo siguiente:

a.     Hechos Pasados: se reconocerá un activo cuando en un contrato (verbal o escrito), se entregue un anticipo y LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL no haya recibido en bien o el servicio.
En este caso, el beneficiario del pago registrará un pasivo y LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL cuenta por cobrar- gastos pagados por anticipado.

Este tratamiento aplica a conceptos tales como seguros, honorarios, arrendamientos etc.

b.     Control: Solo se reconocerán activos tangibles o intangibles cuando la administración tenga el control.

Los bienes comunes de uso esencial de propiedad Horizontal NO PUEDEN SER RECONOCIDOS COMO ACTIVO, dado que el control no recae en la administración, sino que tales bienes son de propiedad y control de los copropietarios y son estos los que ejercen el control.

Los bienes comunes de uso no esencial SERAN RECONOCIDOS COMO ACTIVOS, solo cuando por decisión de mayoría calificada de la Asamblea de Copropietarios, tales bienes sean desafectados y pasen a ser propiedad de la persona jurídica creada para administración de las zonas comunes.

Concepto 620 Consejo Técnico de Contaduría Pública.

2.2.1.1   Política de Efectivo y Equivalentes al Efectivo


El efectivo comprenderá los fondos de caja, cajas menores y cajas generales; manejados por la administración la cual es responsable de que este efectivo permanezca lo menos posible en caja y sea consignado en las cuentas de la agrupación, a menos que este se encuentre en vales de caja menor legalmente soportados o como medida de excepción del Consejo de Administración.

Los depósitos bancarios a la vista, esto es cuentas corrientes y de ahorro en moneda nacional y extranjera, en este grupo debe existir una cuenta exclusiva para la apropiación del fondo de imprevistos, según lo regula la ley 675 de agosto de 2001.  Este es un activo de destinación específica que debe permanecer en efectivo o equivalentes al efectivo a la vista. Los recursos de este fondo se cobran inmersos en la cuota ordinaria de administración y estos tienen como fin garantizar los recursos de eventos no presupuestados, que impliquen desembolsos de efectivos mayores a los recaudados en las cuotas ordinarias de administración.

Los saldos de efectivo y equivalente de efectivo se conciliarán periódicamente, para el cierre del mes, no se deberá presentar partidas conciliatorias, para tal efecto se deben materializar los hechos económicos de manera inmediata o realizar los ajustes y reclasificaciones que sean necesarios.
Teniendo en cuenta lo anterior las consignaciones por identificar registradas en los extractos serán tratadas como pasivos no financieros, cuotas por devolver a nombre de la entidad correspondiente.

Por su parte con relación a los cheques emitidos, girados y entregados al proveedor que a la fecha de cierre no fueron cobrados, estos valores detallados deben ser reclasificados a una cuenta por pagar como cheques no cobrados, si pasado seis meses el proveedor no hace efectivo el cheque, legalmente este será invalido por lo cual se reversará la operación recociendo un ingreso o en su defecto se emitirá un nuevo título valor.

Los Equivalentes al Efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez que se mantienen para cumplir con los compromisos de pago a corto plazo más que para propósitos de inversión u otros.

Por tanto, una inversión cumplirá las condiciones de equivalentes al efectivo cuando:

·           Sean fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo.

·           Estén sujetos a un riesgo insignificante de cambios en su valor.

·           Cuando tengan vencimiento próximo a 90 días o menos desde la fecha de adquisición.

a.     Medición Inicial:

Se reconocerá como efectivo en caja el valor contenido en monedas y billetes bajo custodia de la administración de la copropiedad.

Se reconocerá como saldo en bancos el efectivo guardado en instituciones financieras debidamente autorizadas.

Se reconocerá como equivalentes al efectivo las inversiones a corto plazo de gran liquidez que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor, por ejemplo los valores depositados en entidades fiduciarias o intermediarios de valores que administran recursos, así como las cartera colectivas abiertas.

b.     Medición Posterior:

La medición posterior de los equivalentes al efectivo, se realizará en unidades monetarias que se recibirán por la liquidación de los rubros que la componen.

Se reclasificará cualquier partida que no se convierta en efectivo en un periodo mayor a tres meses.
c.     Revelaciones:

En caso que LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL tenga cuentas corrientes o de ahorros restringidas, esta condición deberá ser revelada en las notas a los estados financieros. En caso que la restricción se resuelva más allá de doce meses, se reclasificará como activos no corrientes.  Así como cualquier otra característica importante que tengan los depósitos a plazo.

Se revelará en los estados financieros o en sus notas: los saldos para cada categoría de efectivo por separado, el plazo de los equivalentes al efectivo, las tasas de interés.

2.2.1.2   Política de Cartera


Corresponde a derechos contractuales para recibir dinero u otros activos de terceros, a partir de actividades generadas directamente por la copropiedad. En este rubro se incluyen además, las deudas no comerciales, tales como deudores varios, prestamos al personal y anticipo a proveedores.

a.     Medición Inicial:

Se medirán al costo histórico, por el valor expresado en la factura o cuenta de cobro equivalente.

La medición de las actividades ordinarias y de las cuentas por cobrar será por el valor a recibir.

Los recargos por mora se causan por el incumplimiento en el pago de las cuotas de administración por mes vencido, conforme a lo ordenado por el reglamento interno y el art. 30 de la ley 675 de 2001 y las normas que lo adiciones o complementen.

Cuando no se tenga la certeza de poder recuperar una cuenta por cobrar, debe establecerse una cuenta que muestre el deterioro (provisión) que disminuya la respectiva cuenta por cobrar.

Se reconocerá un deterioro en las cuentas por cobrar, individualmente consideradas o en grupo, si, y sólo si, existe evidencia objetiva del deterioro, como consecuencia de la existencia de riesgos debidamente documentados, tales como valores incobrables en procesos jurídicos.

Para establecer el deterioro de cartera se tuvo en cuenta que el riesgo de pérdida de cartera es mínimo debido a que de acuerdo a la ley 675 de 2001, existe solidaridad en el pago y adicionalmente el bien inmueble garantiza en gran medida el pago de la deuda.
Cuando en períodos posteriores, el importe de la estimación del deterioro de la cartera disminuya y pueda relacionarse objetivamente con un hecho ocurrido con posterioridad al reconocimiento de la primera estimación por incobrabilidad, La copropiedad revertirá la estimación reconocida con anterioridad y reconocerá el importe de la reversión en resultados inmediatamente.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL debe efectuar la causación del interés intrínseco pendientes de cobro, registrándolos en el estado de resultados y afectando la respectiva cuenta por cobrar por intereses.

Se clasificará las cuentas por cobrar como activos corrientes, si se esperan cobrar dentro de un año, o no corrientes, si se esperan cobrar durante un periodo de más de un año. Debe separarse la porción corriente de la no corriente.

Las consignaciones realizadas a las cuentas bancarias que se encuentran pendientes por  identificar se registrarán como un pasivo en el grupo de otros pasivos no financieros, hasta que sea posible su identificación; no obstante, la administración deberá agotar las gestiones pertinentes a fin de mantener esta cuenta depurada.

b.     Medición Posterior

El Interés Intrínseco en el pago de las expensas comunes, se reconocerán contablemente en el periodo de devengo, por la aplicación del método de interés efectivo.

Se disminuirá el valor de estas cuentas, por los pagos o abonos en cuenta recibidos por parte de los deudores.

c.     Revelaciones

Se revelará en las notas a los Estados Financieros la cartera que se encuentra en cobro jurídico y pre-jurídico.

2.2.1.3   Política de Inversiones


Las inversiones son instrumentos financieros en los que la copropiedad tiene control sobre sus beneficios, con el fin de obtener ingresos financieros. Generalmente corresponden a los recursos del fondo de imprevistos, a disposición de la asamblea, u otros de destinación específica para obras o proyectos aprobados, que se invierten mientras se inicia su ejecución, como mecanismo de custodia o seguridad y, a la vez, como una fuente de rentabilidad.
a.     Medición Inicial:

Las inversiones se medirán al costo histórico. El valor histórico de las inversiones, el cual incluye los costos originados en su adquisición, debe medirse al final del período, conforme lo previamente indicado sobre reconocimiento y medición.

b.     Medición Posterior:

La copropiedad debe efectuar la causación del interés intrínseco pendiente de cobro, registrándolos en el estado de resultados y afectando la respectiva cuenta por cobrar por intereses, de acuerdo con la tasa pactada, causada de manera lineal durante el tiempo en que se mantenga la inversión.

Presentación de los estados financieros. La copropiedad clasificará las inversiones como activos corrientes, cuando se rediman antes de un año, y como no corrientes, si son a más de un año.

c.     Revelaciones:

La copropiedad revelará:

·           Detalle de los recursos que tiene invertidos en este rubro (Fondo de imprevistos u otros recursos de destinación específica).

·           El valor en libros de las inversiones.

·           Los rendimientos y otras distribuciones reconocidas como ingresos en el período.

d.     Presentación en los Estados Financieros:

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL clasificará las Inversiones en activos corrientes, cuando se rediman antes de un año, y como no corrientes cuando se rediman después de un año.

2.2.1.4   Política Propiedad Planta y Equipo


Las Propiedades Planta y Equipo son activos tangibles que posee LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL para su uso en la prestación de servicios o para propósitos administrativos y que espera usar durante más de un (1) año.

La copropiedad reconocerá el costo de las Propiedades Planta y Equipo con base en el costo histórico o de adquisición, los terrenos se contabilizarán por separado, incluso sí hubieren sido adquiridos en forma conjunta.
a.     Medición Inicial

Los elementos de Propiedades, Planta y Equipo inicialmente deben ser reconocidos al costo, el cual deberá incluir todas las erogaciones necesarias para poner el activo en condiciones de uso.

b.     Medición Posterior

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL medirá todos los elementos de Propiedades, Planta y Equipo tras su reconocimiento inicial al costo menos la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.

c.     Depreciación

El monto depreciable de Propiedades, Planta y Equipo deben reconocerse como gasto a lo largo de su vida útil, entendiéndose por ésta, el periodo durante el cual se espera que un activo esté disponible para uso de la agrupación. Los terrenos por tener vida ilimitada, no son objeto de depreciación. Las construcciones tienen una vida limitada por lo tanto son depreciables.

d.     Valor depreciable y periodo de depreciación

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL distribuirá el valor depreciable de forma sistemática a lo largo de su vida útil.

La depreciación de un activo comenzará cuando esté disponible para su uso, esto es, cuando se encuentre en las condiciones necesarias para operar en la forma que lo ha previsto la agrupación.

La depreciación de un activo termina cuando se elimina (o se da de baja) de los estados financieros.

La depreciación no cesará cuando el activo este sin utilizarlo se haya retirado del uso activo, a menos que se encuentre depreciado por completo.

El método más simple es el de depreciación lineal, lo que no quiere decir que no se puedan utilizar otros métodos de reconocido valor técnico.

e.     Baja en cuentas

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL dará de baja en cuentas un elemento de las propiedades, Planta y Equipo:

·           Cuando no disponga de él; o

·           Cuando no se espera obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición.
LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL reconocerá la ganancia o pérdida por la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo en el resultado del periodo en que el elemento sea dado de baja en cuentas.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL determinará la ganancia o pérdida procedente de la baja en cuentas de un elemento de propiedades, planta y equipo, como la diferencia entre el producto neto de la disposición, si lo hubiera, y el valor en libros del elemento.

f.       Vidas útiles

La administración ha determinado que se practicaran las siguientes vidas útiles genéricas:

·           Edificaciones 50 años.

·           Maquinaria 20 años.

·           Muebles y Enseres 10 años.

·           Equipo de cómputo 3 años.

·           Equipo de Comunicaciones 5 años.

g.     Presentación en los estados Financieros

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL clasificará sus propiedades planta y equipo como activos no corrientes.

h.     Información a Revelar

En notas a los estados financieros debe revelarse, para cada categoría de estos activos, una conciliación del valor contable al comienzo y al final del periodo en la que se indiquen:

·           Las adiciones;

·           Las enajenaciones;

·           La depreciación; y

·           Otros movimientos.

2.2.1.5   Política de Gastos Pagados por Anticipado


La normatividad contenida en el decreto 2706 de 2013 y su anexo, no se pronuncian sobre este caso particular, razón por la cual, se hace necesario atender los dispuesto en el capítulo referente a principios generales, en el Marco técnico normativo para microempresas, que señala que éstas entidades podrán utilizar, de acuerdo a las circunstancias, bases de medición que estén incluidas en las NIIF o en las NIF para PYMES.

Acorde a lo anterior, y para este tema específico, LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL se acogerá a las normas vigentes para las PYMES, contenidas en el Decreto 2784 de 2013; las cuales, indican que los Gastos pagados por Anticipado se deben presentar en el Estado de Situación Financiera como un activo intangible.

2.2.1.6   Política de Activos Intangibles


LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL define como un activo intangible aquel que es identificable, de carácter monetario, y sin consistencia física.

Lo primordial es que sea un activo, vale decir, un recurso controlado LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL surgido de hechos pasados y del que se espera obtener en el futuro beneficios económicos.

a.     Medición Inicial

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL reconocerá un activo intangible, sólo si es probable obtener beneficios económicos futuros, su costo o valor puede ser medido con fiabilidad.

Se medirá inicialmente al costo.

b.     Medición Posterior

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL medirá los activos Intangibles después de su reconocimiento inicial, al costo menos cualquier amortización acumulada y pérdida por deterioro de su valor.

Se reconocerá como un gasto el cargo por amortización, al periodo contable al que se informa; el cual se obtiene distribuyendo el importe del activo intangible a lo largo de su vida útil.

c.     Revelaciones

Se debe revelar para cada clase de activo intangible el concepto y la vida útil de amortización, el cual se prevé reflejará el consumo de los beneficios económicos futuros que se derivan de los activos intangibles.

2.2.2     De los Pasivos


Sólo se reconocerán como pasivos las obligaciones producto de hechos pasados, respecto de las cuales se pueda probar que existirá una salida de beneficios económicos futuros.

HECHOS PASADOS: Sólo se reconoce un pasivo cuando LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL haya recibido un bien o servicio (Hecho cumplido). No se reconocerán provisiones por hechos futuros ni contratos firmados y sin ejecutar.

2.2.2.1   Política de Cuentas por Pagar


Desarrolla el reconocimiento, medición y baja en cuentas e información a revelar delas obligaciones financieras y las cuentas por pagar.

Un pasivo Financiero (cuentas por pagar comerciales, documentos por pagar y préstamos por pagar), es una obligación contractual para entregar dinero u otros activos financieros a terceros (otra entidad o persona natural o persona jurídica).

a.     Medición  inicial

Las obligaciones financieras y cuentas por pagar se reconocerán en los estados financieros solo cuando cumplan las condiciones para reconocimiento de pasivos del Marco técnico Normativo para microempresas.

Tanto las obligaciones financieras como las cuentas por pagar se medirán a su costo histórico.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL debe efectuar la causación del interés Implícito  en forma periódica, registrándolos en el estado de resultados y afectando las correspondientes cuentas del estado de situación financiera. .

b.     Baja en cuentas

Una entidad dará de baja en cuentas un elemento de obligaciones financieras y cuentas por pagar:

·           Cuando haya sido pagada o cancelada en su totalidad, o bien haya expirado.

·           Cuando se realice una permuta entre un prestamista y un prestatario.

·           Cuando se condone la obligación o cuenta por pagar; o

·           Cuando se realice su castigo.
c.     Presentación de los Estados Financieros

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL clasificará sus obligaciones financieras y cuentas por pagar, en pasivos corrientes o pasivos no corrientes con base en su fecha de pago.

d.     Revelaciones

·           El valor en libros de las obligaciones financieras y cuentas por pagar a su cargo.

·           El valor del interés implícito correspondientes al periodo contable, que Se encuentran pendientes de pago.

2.2.2.2   Política de Pasivos Estimados y Provisiones


La normatividad contenida en el decreto 2706 de 2013 y su anexo, no se pronuncian sobre este caso particular, razón por la cual, se hace necesario atender los dispuesto en el capítulo referente a principios generales, en el Marco técnico normativo para microempresas, que señala que éstas entidades podrán utilizar, de acuerdo a las circunstancias, bases de medición que estén incluidas en las NIIF o en las NIF para PYMES.

Las NIF para PYMES señala que una provisión es un pasivo cuya cuantía o vencimiento es incierto.

a.     Reconocimiento

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL reconocerá una provisión cuando se tenga una obligación a la fecha sobre la que se informa resultado de un suceso pasado, sea probable desprenderse de recursos para liquidar La obligación y el importe de la obligación pueda ser estimado de forma fiable.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, reconocerá una provisión como un pasivo en el estado de situación financiera y el importe de la provisión como un gasto en resultados del período contable.

b.     Medición Inicial

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL medirá una provisión por el importe que se pagaría procedente para liquidar la obligación al final del período contable sobre el que se informa, la cual será la mejor estimación del importe requerido para cancelar la obligación.
c.     Medición Posterior

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL medirá la provisión posteriormente, cargando contra ella únicamente aquellos desembolsos para los cuales fue reconocida originalmente la provisión.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL evaluará al final del período contable que se informa las provisiones y si fuese necesario ajustará su valor para reflejar la mejor estimación actual del importe requerido para cancelar la obligación.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, reconocerá en gastos del resultado del período, cualquier ajuste realizado a los importes de la provisión previamente reconocidos.

d.     Revelaciones

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, revelará para cada una de las provisiones reconocidas al final de período contable la información siguiente:

·           Una conciliación que muestre el importe en libros al inicio y al final de período, adiciones realizadas, ajustes de los cambios en la medición del importe descontado, importes cargados contra la provisión, importes no utilizados revertidos.

·           Descripción de la naturaleza de la obligación e incertidumbres del importe.

·           Importe de reembolsos de terceros esperados.

2.2.2.3   Política Otros Pasivos No Financieros


La normatividad contenida en el decreto 2706 de 2013 y su anexo, no se pronuncian sobre este caso particular, razón por la cual, se hace necesario atender los dispuesto en el capítulo referente a principios generales, en el Marco técnico normativo para microempresas, que señala que éstas entidades podrán utilizar, de acuerdo a las circunstancias, bases de medición que estén incluidas en las NIIF o en las NIF para PYMES.

Se tratan como otros pasivos los ingresos recibidos por anticipado, por cuotas de administración y/o otras expensas comunes, para ser aplicadas en el siguiente ejercicio contable y que no cumplen con la condición de provisiones.

Se trata como otros pasivos no financieros el reconocimiento de cuotas extraordinarias bajo los siguientes conceptos.
En caso que las cuotas extraordinarias tengan como objetivo la construcción o compra de nuevos bienes comunes esenciales y no esenciales, que no han sido ni serán desafectados, o la mejora de los bienes ya existentes, y los recursos recibidos no cumplen con los requisitos para ser considerados como ingresos ordinarios de la copropiedad, se debe reconocer como ingreso diferido y tratado como pasivos no financiero.  

La actividad se asimilará a un contrato de construcción de margen cero, en el que la copropiedad reconoce los ingresos y gastos en el estado de resultados de acuerdo con el porcentaje de obra realizada. En la medida que los gastos sean registrados en el estado de resultados la copropiedad amortizara el pasivo diferido que fue registrado inicialmente en el momento que se hizo exigible el cobro de la cuota extraordinaria.

En el caso, de que los desembolsos realizados generen beneficios económicos por varios períodos, estos se capitalizaran como activos de la copropiedad y son objeto de amortización durante su vida útil, teniendo en cuenta las políticas aquí enunciadas para propiedades planta y equipo.

La cuenta del pasivo (ingresos diferidos), se amortizará de tal forma que se logre una adecuada correlación con la alícuota de amortización o depreciación de los activos. Esto significa que la alícuota de amortización del ingreso diferido, que se reconoce gradualmente como ingreso en el estado de resultados, es similar a la alícuota de amortización o depreciación de los nuevos activos.

Se trata como otros pasivos no financieros las consignaciones pendientes por identificar.

a.     Reconocimiento

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL reconocerá en este rubro los ingresos recibidos anticipadamente y otros pasivos que no se puedan incluir en los pasivos anteriormente relacionados o que no se encuentren explícitamente en ninguna sección de la NIF para PYMES, siempre y cuando se cumplan las condiciones y criterios para ser reconocido como pasivo.

b.     Medición Inicial

Al recibir el pago por anticipado a su vez LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL tiene la obligación de cancelarla mediante la transferencia de activos (cuentas por cobrar) o la prestación de servicios.

Los ingresos recibidos por anticipado y otros pasivos se valúan inicialmente al costo de la transacción.
c.     Medición Posterior

Los ingresos recibidos por anticipado se transfieren a resultados en el periodo durante el cual se prestan los servicios, se entregan los suministros o se transfieren los beneficios del pago recibido por anticipado.

d.     Revelaciones

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, revelará, una descripción relativa al valor en libros, concepto, tercero y cualquier otra información que sea relevante.

2.2.3     Del Patrimonio


OBJETIVO

El objetivo de esta política contable es definir los criterios que LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL aplicará al reconocimiento y medición del Patrimonio.

Esta política debe ser usada por LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL para la elaboración de los estados financieros bajo NIF.

RECONOCIMIENTO Y MEDICION

Patrimonio es la parte residual de los activos de la copropiedad una vez deducido todos sus pasivos.

En el desarrollo normal de la copropiedad se puede generar excedentes, los cuales se registraran en el patrimonio de la copropiedad, ya sea por:

·           Apropiaciones de excedentes que se registran en el reglamento de propiedad horizontal o por decreto de asamblea general.

·           Por la reserva legal y/o fondo de imprevistos que sobre los resultados de los ejercicios se designen, tal y como lo establece la ley 675 de 2001.

·           Por las donaciones o revaluaciones que haya generado incrementos o disminuciones patrimoniales.

Las reservas que permanecen en el patrimonio por efecto de la reclasificación de excedentes no necesariamente representan la existencia de fondos líquidos.

En ningún caso los excedentes pueden ser distribuidos a los copropietarios, ya que la persona jurídica que nace por ley 675 es de naturaleza civil y sin ánimo de lucro.
a.     Reconocimiento

En este rubro se incluyen Las Reservas (Fondo de Imprevistos y otras reservas aprobadas debidamente por la Asamblea General de Copropietarios), los Excedentes Acumulados y del Ejercicio.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, reconocerá como reservas los recursos que por disposición legal (Fondo de Imprevistos) o por decisión de la Asamblea tienen una destinación específica.

Los excedentes o déficit acumulados se determinaran con base en la acumulación de los resultados de los ejercicios de años anteriores.

b.     Medición Inicial

El cálculo de la reserva para el Fondo de Imprevistos se determinará siguiendo las disposiciones legales vigentes y el reglamento de Propiedad Horizontal LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL.

Para las demás reservas, su importe se medirá a partir de los lineamientos que establezca la Asamblea General de Copropietarios.

c.     Medición Posterior

El excedente o déficit del ejercicio se registrará con base en el resultado del periodo.

Cuando se utilicen cualquiera de las reservas registradas en el patrimonio, estas serán disminuidas por el valor del gasto o compra contra la cuenta por pagar correspondiente.  Es de anotar que la cuenta por pagar debe cumplir con las condiciones y criterios de reconocimiento de pasivo.

d.     Revelaciones

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL revelará, una descripción de cada reserva, detallando su naturaleza y destino.

Los Excedentes o Déficit Acumulados y los del ejercicio se mostrarán por separado.  

2.2.4      De los Ingresos


Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos en el patrimonio, distintas de las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio.
Se reconocerá un ingreso en el estado de resultados integral cuando haya surgido un incremento en los beneficios económicos futuros, relacionados con incremento en un activo o un decremento en un pasivo que pueda medirse con fiabilidad. Tales Ingresos serán:

1.     Cuotas Ordinarias de Administración,

2.     Cuotas Extraordinarias,

3.     Intereses de Mora,

4.     Cuotas de Parqueadero,

5.     Sanciones y Multas de Asamblea,

6.     Otras Cuotas,

7.     Rendimientos Financieros,

8.     Aprovechamientos y

9.     Descuentos Pronto Pago.

a.     Medición Inicial

Se reconocerá un Ingreso por actividades ordinarias siempre que sea probable que los beneficios económicos futuros fluyan a la entidad, y que los ingresos ordinarios puedan ser medidos con fiabilidad.

Se reconocerán los ingresos únicamente cuando se haya prestado el servicio y se hayan transferidos los riesgos al usuario.

Se reconocerán ingresos no operacionales, en el momento en que se devenguen.

Los ingresos provenientes de las actividades operacionales y no operacionales se medirán al valor razonable de la contraprestación recibida o por recibir, teniendo en cuenta cualquier importe por concepto de rebajas y descuentos.

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL otorgara un beneficio  de descuento por pronto pago con base en lo aprobado en la Asamblea General Ordinaria,  siempre y cuando  el copropietario se encuentren al día con las demás expensas comunes de la copropiedad,  si cancela la totalidad de la cuota, dentro del periodo comprendido del primero de cada mes  hasta 15 del mes en horario bancario normal.

Se reconocerán ingresos operacionales por intereses por la mora en el pago de las expensas comunes, de acuerdo a lo estipulado por la Asamblea en el reglamento de la copropiedad.
b.     Revelaciones

La entidad deberá revelar el importe de las diferentes categorías de ingresos reconocidas durante el periodo, procedentes de: Cuotas de administración, intereses, alquiler salón comunal etc.

2.2.5     De los Gastos


a.     Medición Inicial

Se reconocerá un gasto, cuando surja un decremento en los beneficios económicos futuros en forma de salida o disminución de los activos o bien el surgimiento de obligaciones, además de que pueda ser medido con fiabilidad.

Los gastos de la entidad se medirán al costo de los mismos que puedan medirse con fiabilidad. Tales gastos se clasificaran por grupos a saber:

1       Gastos de Personal,

2       Honorarios,

3       Seguros,

4       Servicios,

5       Mantenimiento y Reparaciones,

6       Adecuaciones e Instalaciones,

7       Diversos y

8       Gastos Financieros

Los ingresos y los gastos se clasificarán en el estado de resultados en cuentas mayores de acuerdo con su importancia. Estos se presentarán de acuerdo a su naturaleza.


3       MANUAL PROCEDIMIENTOS


OBJETIVO: El siguiente manual tiene el propósito de describir los procedimientos más relevantes del área contable, con el fin de obtener una información confiable.

ALCANCE: Aplica a todo el personal LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL.

DEFINICIONES:

·           Procesos Contables: Son una serie de etapas sucesivas del ciclo contable que permite transformar datos contables en informes. El proceso comienza con la selección de los hechos económicos y continuos, con su anotación en los diferentes registros hasta llegar a la emisión de los diferentes estados financieros.

·           Procedimientos Contables: Es el medio mediante el cual se logra, de forma eficiente, documentar el funcionamiento eficiente de LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL.

·           Documentos Contables: Son los reportes de contabilidad que sirven de base para registrar las operaciones económicas de LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL. Se elaboran en original y tantas copias como las necesidades lo requieran.

3.1      PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR COBRAR


Objetivo: Efectuar el cobro y recaudo de las expensas comunes y demás ingresos propios de la copropiedad.

Alcance: Desde la facturación mensual, descargo del recaudo y la realización de acuerdos de pago y diferentes ajustes de cartera.

Responsables: Administrador y contador.

Documentos relacionados:

·           Recibos de Caja: Soporte contable en el cual constan los ingresos recaudados por la entidad.

·           Notas Debito y Crédito: Documentos mediante los cuales se efectúan los diferentes ajustes de cartera.
·           Factura y/o Cuenta de Cobro: Documento mediante el cual se realiza mensualmente los cobros a los copropietarios por los diferentes Conceptos.

·           Acuerdos de Pago: documento escrito que sirve como soporte de los acuerdos realizados por los deudores  morosos con la administración para poner al día sus obligaciones.

·           Memorandos de Cartera: Documento realizado con el fin de dejar constancia de todas las novedades y /o ajustes a la cartera.

3.1.1     Proceso Pre-Facturación:


Hace referencia a la organización de la información que se tendrá en cuenta para efectuar la facturación de cada mes.

Responsable: Administrador

Documento: Memorando de Cartera

Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:
-        Ciudad y fecha.
-        Numero Consecutivo.
-        No debe tener tachones ni enmendaduras.
-        Detalle de conceptos y/o novedades que se deben cobrar en la facturación correspondiente (salones comunales, gastos por certificados de libertad, honorarios de abogado, etc.).
-        Detalle de ajustes de cartera (reversión de Intereses, reversión de parqueaderos, ajustes de cuenta etc.)
-        Firma de la persona que lo elabora y autoriza las novedades y/o ajustes.
-        Firma de quien recibe la información, es decir, el contador.
-        Se debe guardar archivo consecutivo de todos los memorandos de cartera.

3.1.2     Proceso de Facturación:


Corresponde a la elaboración de las facturas y/o cuentas de cobro mensuales para los copropietarios.

Responsable: Contador y Administrador.

Documento: Factura y/o Cuenta de Cobro

La facturación debe ser efectuada dentro de los cinco primeros días de cada mes por el Contador.

Con base en el memorando de cartera, el contador procederá a efectuar los registros contables necesarios para producir la facturación correspondiente en el sistema contable.
El Administrador y/o Asistente Administrativo imprimirá las facturas para entregar a cada uno de los copropietarios.

3.1.3     Proceso de Acuerdo de Pago:


Se refiere a los acuerdos de pago que efectúa la administración con los copropietarios morosos para poner al día sus obligaciones.

Responsable: Administrador

Documento: Acuerdo de pago

Este documento debe ser diligenciado de la siguiente manera:
-        Numero Consecutivo de Acuerdo
-        Ciudad y Fecha
-        Nombre y documento de identificación del administrador.
-        Nombre y documento de identificación del copropietario
-        Fecha de corte de la obligación
-        Detalle del valor de la deuda, discriminando cada uno de los conceptos y valores adeudados, con su respectivo soporte generado desde el sistema.
-        Numero de cuotas para pagar el valor del acuerdo.
-        Se debe incluir dentro del acuerdo el pago la forma como el deudor cancelará las nuevas cuotas que se generan.
-        Firma del deudor y del administrador.
-        Se deberá firmar en original y dos copias

Los acuerdos de pago realizados por el administrador y/o abogado serán comunicados al contador mediante un memorando de cartera.

3.1.4     Proceso de Recaudo y Descargo de Cartera


Corresponde al registro de los pagos de las expensas comunes realizada por los copropietarios.

Responsable: Administrador

Documento: Listado de pagos referenciado por el banco y recibos de caja.

Por lo menos una vez cada quince días el administrador imprimirá un listado del recaudo del banco en donde se detalla cada uno de los inmuebles con el valor recaudado.
Con el listado de bancos el Administrador procederá a realizar el respectivo descargo de cartera, con base en los artículos 1172 y 1173, 1652 y 1654 del código de Civil Colombiano, LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL., imputara los pagos recibidos de los copropietarios de la siguiente manera:

1          Costos y gastos de cobranzas
2          Interés Implícito
3          Sanciones o Multas
4          Ingresos Mantenimiento Salón Social
5          Ingreso Mantenimiento Parqueadero
6          Cuotas o Expensas Extraordinarias
7          Cuotas o Expensas Ordinarias

En el listado de bancos se deberá apuntar cada uno de los recibos de caja con que fueron descargados los pagos. Dicho listado debe ser archivado en la carpeta mensual de la contabilidad.

3.2      PROCEDIMIENTO DE MANEJO DEL EFECTIVO


Objetivo: Tener el control diario de las entradas y salidas de dinero a la copropiedad

Alcance: Incluye el manejo de caja menor, Bancos Cuentas de Ahorro y corriente.

Responsables: Administrador, Tesorero

Documentos Relacionados:

·           Formato de Reembolso de Caja Menor: Documento en el que se detallan cada uno de las erogaciones realizadas con el fondo de caja menor.

·           Consignaciones: Documento que soporta el ingreso de dinero en diferentes formas efectivo o en cheque, a una cuenta corriente o de ahorros.

·           Notas Debito Bancarias: Documento que emite el banco por disminución del saldo de la cuenta bancaria, por concepto de gastos bancarios, cuota de manejo, etc.

·           Notas Crédito Bancarias: Documento soporte que emite el banco por los ingresos realizados a la cuenta correspondiente por conceptos diferentes a consignaciones bancarias (rendimientos, transferencias ach, etc).



3.3      PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DE CAJA MENOR


Corresponde a la apertura, reembolso, seguimiento y control del fondo de caja menor.

RESPONSABLE: Administrador

DOCUMENTO: Formato de Reintegro da Caja menor

LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL, constituirá un fondo de caja menor, el cual estará a cargo de la administración y su monto será aprobado por el consejo de administración de acuerdo a las necesidades de la agrupación, este aumento se hará como máximo una vez al año; para el manejo de este fondo se definirá la siguiente política:

·           Los montos máximos autorizados para el pago por caja menor serán equivalentes a la suma de cinco (5) S.M.L.V.D. salario mínimo legal vigente diario.

·           Por ningún motivo se pagaran por caja menor proveedores que estén sujetos  a retención de impuestos tanto nacionales como locales.

·           Toda erogación deberá tener sus respectivos soportes los cuales deberán cumplir con los requisitos mínimos exigidos legales.

·           Todo vale provisional de caja menor deber estar  firmado e identificado con el nombre y el documento de identificación  del  beneficiario.

·           El reembolso de caja menor se realizara cuando el fondo tenga ejecutado el 70% del fondo de caja menor aprobado.

·           Tanto el contador, Revisor Fiscal, o cualquier miembro del consejo de administración podrá hacer un arqueo al fondo de caja menor sin previo aviso, siempre conservando los debidos soportes del arqueo

·           Todos los gastos de caja menor deben ser legalizados con facturas o recibos de caja menor, anexando el RUT, y si es régimen simplificado debe hacerse una cuenta de cobro o documento equivalente a factura.

·           El formato debe ser diligenciado por el administrador y deberá contener como mínimo los siguientes campos:
-     Ciudad y fecha del reembolso.
-     Fecha de la factura, NIT y nombre del beneficiario.
-     Concepto del gasto.
-     Rubro del presupuesto al que se debe aplicar.
-     Valor total del reintegro.
-     Valor total del efectivo remanente.
-     Firma del administrador y tesorero.
Con base en la solicitud de reintegro de caja menor, el contador procederá a verificar que todos los soportes atiendan los requerimientos, posteriormente realizará la respectiva causación de la cuenta. El administrador elabora el comprobante de egreso.

3.4      PROCEDIMIENTO DE CONCILIACION DE BANCOS


Corresponde al control de los ingresos y salidas de dinero en cada una de las cuentas de bancos.

Responsable: Contador y administrador.

Documentos: Conciliación Bancaria, notas debito bancarias y notas crédito bancarias.

El administrador deberá entregar al contador el extracto bancario de las cuentas bancarias a más tardar el 08 de cada mes.

El contador es el responsable de efectuar la conciliación bancaria con el extracto oficial emitido por cada entidad bancaria.

El contador apuntará en el extracto bancario los recibos de caja con que fueron descargadas cada una de las consignaciones registradas por el banco.

Toda salida de dinero debe estar verificado y firmado por las personas autorizadas (administrador y tesorero).

Todos los cheques que se realicen deben ser firmados por el administrador y tesorero. Para mayor seguridad los cheques deben tener sello de páguese al primer beneficiario y en lo posible un sello seco de seguridad.

El manejo y custodia de la chequera es responsabilidad del administrador. Quien deberá asegurarse de guardar la en lugar seguro, donde únicamente tenga acceso el administrador.

El administrador deberá fijar una fecha para la elaboración y entrega de cheques, tarea que deberá realizar el personalmente.

Queda prohibido dejar cheques para entrega en la portería.  La elaboración y entrega de los cheques son responsabilidades exclusivas del administrador.

El administrador y el tesorero deberán ejercer el control diario de todas las cuentas bancarias.
El administrador y tesorero deberán realizar una programación de pagos, con el propósito que no queden partidas conciliatorias por concepto de cheques pendientes de pago.

El contador deberá comparar uno a uno cada una de las cifras del extracto contra el libro auxiliar, para detectar las diferencias y contabilizarlas.

Las consignaciones que no puedan ser identificadas se registraran en el pasivo  como consignaciones pendientes por identificar, El administrador deberá agotar todas las gestiones necesarias a fin de identificar estas consignaciones en un periodo no superior a dos meses.

3.5      PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO


Objetivo: Crear mecanismos de registro y control de la Propiedad Planta y equipo.

Alcance: Desde la adquisición y baja de un activo fijo.

Responsable: Administrador y Contador.

Documento: control extra-contable en Excel

·           La Administración llevará un control extra-contable en Excel de la compra der los activos fijos; el cual, deberá contener como mínimo los siguientes campos por cada grupo de activo:

1.      Fecha de compra

2.      Bien comprado

3.      Localización

4.      Valor

5.      Meses a depreciar

6.      Meses depreciados

7.      Meses por depreciar

8.      Estado

·           El control extracontable debe coincidir con los inventarios físicos y los valores en contabilidad.

·           Los activos fijos reflejados en la contabilidad y el control extra-contable son de responsabilidad y custodia de la administración.
·           Teniendo en cuenta la vida útil de los activos fijos, el contador registrará la depreciación mensual de los mismos.  Adicionalmente, registrará las novedades sobre los activos fijos que le reporte la administración.

·           Los activos fijos con un valor inferior a un salario mínimo legal vigente podrán ser depreciados en su totalidad en la fecha de compra.

·           El retiro de un activo fijo debe estar plenamente justificado y verificado por la administración según los siguientes conceptos: mal estado, desuso (reemplazo), obsolescencia, pérdida, etc.

·           Para el retiro de todo activo fijo se deberá hacer un acta donde se plasme el motivo por el cual se realizará el retiro del activo en el sistema y este documento deberá estar firmado por el administrador y revisor fiscal del momento.

·           Por lo menos una vez cada seis meses (junio y diciembre) el administrador debe verificar el estado físico de la propiedad planta y equipo y comunicar las novedades al contador para que sean registradas en la contabilidad

3.6      PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR


Objetivo: Registrar las cuentas por pagar de manera oportuna.

Alcance: Inicia en la contabilización de las facturas y termina con la entrega a tesorería y administración para el respectivo pago.

Responsable: Administrador y Contador.

Términos Relacionados:

·           Factura: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. Es un documento donde consta la adquisición y entrega de un bien o servicio, en la cual se específica la fecha de la operación, el nombre de las partes que intervinieron en el negocio, la descripción del producto o servicio objeto del negocio, el valor del negocio, la forma de pago entre otros conceptos.

·           Proveedor: Es una persona o empresa que abastece a otras empresas con existencias (artículos), los cuales serán transformados para venderlos posteriormente o directamente se compran para su venta.
·           Acreedores: Es cualquier persona física o jurídica, que la empresa adeuda un dinero, sea por la adquisición de un bien o un servicio. Pero estos bienes no son relacionados con la actividad de la organización sino por otros conceptos.

-       Cada proveedor o acreedor tiene como fecha máxima para la entrega de la factura correspondiente el 25 de cada mes. Toda factura que llegue después de esta fecha será causada pero el pago se efectuará hasta el mes siguiente.

-       Todos los cheques girados deben ser entregados oportunamente a fin que el beneficiario lo cobre dentro del mes en que fue girado.

-       No se aceptan remisiones únicamente facturas.

-       En caso de Régimen simplificado se deberá elaborar documento equivalente y anexar el RUT.

-       Todo nuevo tercero debe diligenciar un formato de proveedor, el cual debe contener como mínimo los siguientes campos: Consecutivo, fecha de solicitud, nombre de la persona natural o jurídica, NIT, si es persona jurídica, dirección, teléfono, email, el nombre y cedula del representante legal, cuenta bancaria a la cual autoriza se le efectúe el pago correspondiente, firma.

-       El administrador es el encargado de recepcionar todas las facturas de compra, mediante la firma y sello de recibido, con la fecha en que se recibe.

-       Para recibir las facturas el administrador deben asegurarse que corresponde a los bienes o servicios comprados y adicionalmente que cumple con los siguientes requisitos: fecha de facturación, nombre, fecha, dirección y teléfono del comprador y vendedor, numero de factura de venta, detalle del bien o servicio recibido a satisfacción, valor total del IVA si lo tiene, resolución de facturación con una antigüedad no superior a tres años, régimen tributario, tarifa de ICA y si es autoretenedor.

-       El  contador recibe las facturas y se asegura que contiene las firmas y sello de recibido por la administración, luego procede a efectuar la respectiva causación efectuando las retenciones pertinentes.

-       Después de realizar la respectiva causación, el administrador realiza los comprobantes de egreso correspondientes y entrega al tesorero para revisión y firma junto con el documento de causación y todos los soportes adjuntos para que se programe el respectivo pago.



3.7      PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACION Y PAGO DE LA RETENCION EN LA FUENTE


Objetivo: Garantizar el cumplimiento en todo lo relacionado en materia tributaria, elaborando y presentando oportunamente la declaración de retención en la Fuente.

Responsable: Administrador y Contador

Alcance: Inicia con la contabilización de los documentos teniendo la base y las condiciones para generar el impuesto, hasta su respectivo pago.

Condiciones:

·           Los Impuestos deben presentarse virtualmente a través de la página web de la DIAN.

·           Solo se liquidaran las retenciones en la fuente con las facturas que lleguen oportunamente.

Una vez registradas todas las facturas, el contador genera un libro de movimiento de la cuenta 2365 RETENCION EN LA FUENTE.

Con el listado procede a verificar factura por factura que el valor de la retención en la fuente este acorde a los soportes físicos.

Posteriormente envía vía email a Revisoría Fiscal un libro de movimiento de la cuenta RETENCION EN LA FUENTE para revisión en pdf.

Una vez Revisoría Fiscal da su aprobación, el Contador procede a diligenciar el borrador de la retención en la página de la DIAN.

Luego de realizar el borrador debe firmarla virtualmente con la firma del representante legal. El Revisor fiscal realizará personalmente su firma virtual.

Luego debe diligenciar e imprimir el Recibo de Caja formulario 490 en la página de la DIAN.

Posteriormente el administrador realiza el comprobante de egreso de pago correspondiente y lo entrega a la administración para que coordine el pago con tesorería.


ANEXOS



ANEXO No. 1

DIAGNOSTICO DEL ESTADO FINANCIERO A DICIEMBRE 31 DE 2014
DE LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN
PROPIEDAD HORIZONTAL



ANEXO No. 2

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA DE APERTURA
A 31 DE DICIEMBRE DE 2014
DE LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN
PROPIEDAD HORIZONTAL



ANEXO No. 3

POLÍTICA DE INFORMACIÓN FINANCIERA Y REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA AGRUPACION 02 URBANIZACION MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA DE APERTURA
A 31 DE DICIEMBRE DE 2014



ANEXO No. 4


Ley 1314 del 13 de Julio de 2009
Expedido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público

Por medio del cual se “regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento



ANEXO No. 5


Decreto 2706 del 27 de Diciembre de 2012
Expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

Por medio del cual se “reglamenta la ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo de información financiera para las microempresas”



ANEXO No. 6


Decreto 3019 del 27 de Diciembre de 2013
Expedido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo

Por medio del cual se “modifica el marco técnico Normativo de Información Financiera para las Microempresas, anexo al Decreto 2706 de 2012”



ANEXO No. 7


Concepto No. 512 del 5 de Junio de 2015
Expedido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN

Normas Internacionales de Información Financiera - NIIF”



ANEXO No. 8


Orientación Técnica No. 15 del 20 de Octubre de 2015
Expedida por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública

“Sobre la Convergencia con las Normas Internaciones de Información Financiera (NIIF) en Colombia”



MANUAL POLÍTICAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIF
AGRUPACIÓN 02 URBANIZACIÓN MAZUREN PROPIEDAD HORIZONTAL
Elaborado por:Jaime Pico Pico
Revisado por:Consejo de Administración
Aprobado por:Consejo de Administración
Fecha:Diciembre 2015